Användandet av Excel eller Word för att föra aktiebok är inte förenligt med god förvaltning när vi vet om att det systematiskt blir fel.
Problemområde 1: Aktiebok skall föras
Många Excel eller Word-mallar på marknaden uppfyller inte ABL:s formkrav rörande aktiebokens innehåll.
Den generella kunskapsnivån om aktieboksadministration är vanligtvis så låg att de flesta misslyckas att föra aktiebok mha Excel eller Word-mallar. Man vet helt enkelt inte hur en förändring skall registreras så att det blir korrekt.
Excel eller Word är inga processverktyg. Stor risk att äldre information raderas och att enskilda aktienummer dubbelbokas.
Excel eller Word-mallar försvårar en effektiv och rationell arbetsprocess.
Svårt för styrelsen och revisorn att uppfylla sitt granskningsansvar
Svårt att ge uppdraget till extern part.
En icke fungerande praxis, samt resultat av studier visar att användning av Excel eller Word-mallar ger upphov till att 9 av 10 bolag gör systematiska fel och bryter mot lagen.
Problemområde 2: Aktiebok skall bevaras
En fil med felaktigt innehåll innebär att aktieboken, enligt ABL:s mening, inte bevaras.
Omöjligt att veta att det bara finns en version. Excel eller Word multipliceras lätt i ett stort antal filer (på datorn, via e-post etc). Således uppstår det snabbt ett problem med att veta vilken version som utgör den enda verkliga aktieboken.
Riskerar att försvinna vid datorkrasch.
Problemområde 3: Aktiebok skall hållas tillgänglig
En fil med felaktigt innehåll innebär att aktieboken, enligt ABL:s mening, inte kan hållas tillgänglig.
Det är vanligt förekommande att den enda utskriften av en Excel eller Word-mall tappas bort.
Påminnelse: Det är styrelsens ansvar att aktieboken förs, bevaras och hålls tillgänglig. Till böter eller fängelse i högst 1 år döms den som uppsåtligen eller av oaktsamhet underlåter att föra aktiebok, bevara eller hålla denna tillgänglig. I tillägg kan styrelsemedlemmarna även bli skadeståndsskyldiga i den händelse en enskild aktieägare eller tredjeman lider ekonomisk skada. Sanktionsbestämmelserna skall ses mot bakgrund av att det är av väsentlig betydelse för en aktieägare att vara införd i aktieboken.